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淮北师范大学学生学籍学历管理暂行办法

文章来源: 发布时间:2013年06月01日 点击数:

    为深入贯彻《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020)》和《关于印发〈安徽省改革和加强普通高等学校学生学籍学历管理工作意见(试行)〉的通知》(皖教学[2010]7号)文件精神,依据国家教育部新的《普通高等学校学生管理规定》,结合《淮北师范大学学生管理规定(试行)》(校教字[2005]58号)、《关于修订<淮北师范大学学生管理规定(试行)>中退学条款的通知》(校教字〔2009〕150号),制定本办法。
     一、新生复查
     (一)新生复查的依据和内容
     1、审核依据
     (1)《淮北师范大学学生管理规定(试行)》
     (2)《淮北师范大学新生入学资格审查暂行办法》
     (3)教育部、安徽省招生录取工作的有关规定
     2、复查内容
     (1)查验新生报到所提交的录取通知书、身份证、户口迁移证(不迁户口的考生应提供户籍地派出所提供的证明)、高考准考证等材料,并新生的高考电子档案、录取考生名册、纸质档案等进行仔细核对;
     (2)对全日制新生进行身体复查,对因病无法坚持正常学习者,须按有关规定做好善后工作;
     (3)对有口语测试成绩、艺术术科加试成绩要求的专业,要结合课堂教学,对新生的口语或艺术术科水平进行必要的测试。对测试结果与高考成绩有较大出入或明显素质低下达不到录取标准者,要重点核查。
     (二)组织领导
     学校成立由校长任组长、主管招生副校长和校纪委书记任副组长的新生资格复查领导小组,领导小组下设办公室,由教务处处长任办公室主任。
     各学院成立由党总支(直属党支部)书记、院长任组长,分管学生工作的书记为副组长,辅导员和教学秘书为成员的新生资格复查工作组,具体负责新生资格的复查工作。
     (三)职责划分
     1、教务处职责
     (1)制定新生资格复查工作计划,全面协调新生资格复查工作;
     (2)负责提供教育部、安徽省新生录取工作的有关文件;
     (3)负责提供新生的高考电子档案、录取考生名册、纸质档案;
     (4)及时收集、汇总各学院新生资格审查结论;
     (5)对各学院新生资格复查过程中发现的问题进行复核,并及时向校新生资格复查领导小组汇报;
     (6)协助有关部门做好进一步的核实工作,对不符合录取资格的学生取消其入学资格。
     2、学生辅导员职责
     (1)学生辅导员(班主任)是新生资格复查的第一责任人;
     (2)负责新生入学时的各种材料审查工作,对材料不全的学生,要求其在规定期限内(一周)补交有关材料;
     (3)向院新生资格复查工作组书面汇报复查结论,并提供报到材料不完整、资格存在问题的新生名单。
     3、学院新生复查工作组职责
     (1)加强对新生复查工作的具体指导,并对辅导员进行必要的培训;
     (2)督促辅导员认真履行职责,对不负责任的人员进行批评教育,对无法胜任复查工作的有关人员进行必要的调整;
     (3)对辅导员复查出的问题进行核实,并最终作出本学院新生资格复查书面结论;
     (4)做好取消入学资格新生的善后处理工作。
     4、校医院职责
     按照教育部、卫生部、中国残疾人联合会共同下发的《关于印发〈普通高等学校招生体检工作指导意见〉的通知》(教学[2003]3号)文件要求,联络、配合市级(以上)医院做好新生体检复查工作。
     5、纪检职责
     全面监督新生资格复查工作。凡在新生入学资格复查中庇护舞弊、参与舞弊者,校纪检部门将追究其责任。
     (四)复查程序
     1、新生报到时,各学院指定专人逐一查验录取通知书、居民身份证、高考准考证等材料,并将考生电子照片、身份证照片和新生本人仔细比对;
     2、新生报到后三个月内,各学院新生入学资格复查工作组对每一个新生进行单独谈话,结合新生中学档案、高考电子档案、身份证、体检表等证件材料,进一步核对本人照片和其他重要信息,并填写《新生入学资格复查表》,送教务处存档;
     3、复查中发现有疑问而又确实无法根据现有材料确认的,由教务处向省教育招生考试院申请调阅新生高考试卷并做笔迹鉴定;仍不能确定的,报省教育招生考试院利用专业手段进行核实处理;
     4、凡有仿造材料取得报考资格、冒名顶替、体检舞弊及其他弄虚作假行为者,一律取消入学资格;
     5、因特殊情况未按时报到及补录的新生亦应参加新生复查,不经复查不得办理注册手续;
     6、保留入学资格的学生随下一级新生核查。
     二、学籍注册
     (一)新生入学电子注册
     1、入学电子注册是对新生入学资格的认定。入学电子注册对象是在国家核定的招生规模内,经省级招生部门核准予以正式录取,并报教育部审核备案的新生;
     2、新生入学电子注册的依据是教育部网上公布的新生录取名单。新生学籍电子注册后的录取数据信息,是学生完成学业时颁发学历证书及学历证书电子注册的重要审核依据;
     ?3、新生报到后,学校有关部门启动新生入学资格复查、学籍电子注册的宣传工作;
     4、新生入学电子注册程序:
     (1)根据招生数据,教务处印发名单到各学院;
     (2)各学院组织学生核对相关信息(包括姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、录取专业等)。核对无误后由学生本人签名,并经辅导员(确认报到人数和未报到人数,未报到者须注明)签名确认后,加盖学院公章报教务处。辅导员对所提交学生信息的完整性、正确性负责;
     (3)教务处在新生报到、审核学生档案等环节中,若发现新生入学关键信息有误,及时登记并按规定处理;
     (4)教务处负责在教育部学籍学历信息管理平台上进行新生电子注册。在注册过程中,对录取数据信息内容不完整者进行补充,对放弃入学资格、取消入学资格、保留入学资格者予以标注;发现与其他高校学生重名重号的,及时联系对方学校,待查明情况后予以注册。
     (二)学生学年电子注册
     1、学生学年电子注册是对在校生新学年学习资格的认定,是对学生在校期间全过程的规范化、信息化管理;
     2、每学期开学时,学生必须按时办理注册手续,确认学籍,学生因故不能如期到校注册应履行请假手续,假期一般不得超过两周;
     3、学生在校期间原则上不得进行信息变更,确属高考采集信息出错的,由学生向生源地省级招生部门申请修改,经学校确认后方可进行变更。因擅自修改身份信息造成的一切后果由学生本人承担。
     (三)职责划分
     1、辅导员职责:负责组织学生核对各项信息,包括姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、录取专业等,确保信息准确无误;
     2、学籍管理人员职责:维护学籍注册制度的严肃性,及时处理学生休学、复学、退学、应征入伍、取消学籍等学籍变动情况,确保在规定的时间内完成学生电子注册工作。
     三、日常管理
     (一)成绩考核与记载以及学籍异动按学校有关规定执行。
     (二)学籍异动处理程序
     1、转专业按学校有关规定执行。
     2、转学
     (1)转学应有可信、权威的证据或正当理由。因患病转学者,应提供学校指定的二级甲等以上医院诊断的原始病历;“确有特殊困难”转学者,应提交足以说明情况的证明材料。
     (2)拟转入我校的学生,须先向我校提出转学申请,由拟转入学院进行综合考核,经院长签字同意,报校教务处审核后,按照安徽省教育厅有关要求办理转学手续;
     (3)拟转出我校的学生,须持拟转入学校的接受函方能办理相关转学手续;
     (4)转学应提交的基本材料:《高等学校学生转学申请(确认)表》(一式四份),省级招生部门录取审批表,学生在校期间的学习成绩(包括学籍变动情况),拟转入学院的考核意见,拟转入专业的当年最低录取分数线(复印件加盖学校学籍管理部门印章)。
     除基本材料外,外省艺术类学生转入的,需提供我校当年在该省组织的专业课考试成绩或我校认可的省联考成绩。
     3、休学
     因特殊情况需要休学的学生,一般应在每学期开学后前两周提出书面申请,经所属学院同意,填写《学籍变动表》送教务处核查,最后待主管教学副校长批准、办理完休学手续后方可离校。
     4、复学
     学生休学期满或其他情况需复学的,应提前一个月向所在学院提出书面申请,经学院同意并填写《学籍变动表》,经教务处核查、报主管教学副校长批准方可复学。复学的学生原则上编入下一年级同一专业学习。若无相同专业,则由所在学院提出意见,经教务处批准,可转入相近专业学习。
     5、退学
     (1)学生退学,由所在学院提出并填写《学籍变动表》送教务处审核,由校长办公会议研究决定;
     (2)所在学院负责将学校退学决定书送达学生本人。对退学决定无异议者,自接收到决定书之日起一周内办理完相关手续离校;逾期不办理,由该生所在学院负责代办各项手续。退学学生的档案、户口退回其家庭户籍所在地,学校不再负管理责任;
     (3)因疾病等意外情况无法继续完成学业的退学者,由学院通知其家长或监护人陪护回家;第一学年累计不及格课程(门数)达到六门以上(含六门)的退学者,若本人申请留校试读,按学校相关规定办理;
     (4)学生若对退学处理有异议,在接到学校退学决定书之日起5个工作日内,可以根据《淮北煤炭师范学院学生申诉管理规定》(学工字[2005]8号)向学生申诉处理委员会提出申诉进行复查。学生若对复查决定有异议,可以在接到学校复查决定书之日起15个工作日内,向安徽省教育厅提出书面申诉。未在规定期限内提出申诉的,视为自动放弃申诉权利,学校或安徽省教育厅不再受理其提出的申诉。
     6、应征入伍
     按照《安徽省全日制高等学校应征入伍大学生学籍管理办法》执行。
     (三)信息安全
     1、信息安全与保密
     (1)保密制度按照学校有关规定执行;
     (2)校内数据使用保密要求:
     校内有关单位需使用学生数据信息的,必须持相关证明材料到教务处办理数据使用手续,并派专人负责学生数据信息管理。未经学籍管理部门许可,任何人不得更改或查询库中的数据,不得用作其他用途,确保学生基本信息不公开、不扩散。
     网络中心加强技术安全,做好服务器的病毒防控工作,防止“黑客”攻击,保证学籍管理在相对封闭的系统内安全正常运行。
     (3)校外查询审批制度:
     校外人员查询时,须填写《学生信息获取审批表》,经校办公室、保卫处或纪委审核同意后,持审批表到学籍管理部门查询,否则不予受理。
     2、学校学籍管理人员职责
     (1)认真学习国家、安徽省有关信息安全的管理制度,对学生学籍信息安全负责;
     (2)利用数字证书做好学籍学历信息管理平台的维护工作,确保数据信息安全;
     (3)严格学生学籍信息存储和备份管理,定期做好学生信息纸质、电子版数据备份。
     四、学历证书管理
     (一)学历证书分为毕业证书、结业证书、肄业证书三种。
     (二)毕业资格审核
     1、审核依据和标准
     (1)《淮北煤炭师范学院学生管理规定(试行)》
     (2)《淮北师范大学人才培养方案》
     (3)国家、学校对取得毕业资格的其他相关规定
     2、审核程序及要求
     (1)初审。各学院根据教务处提供的毕业生名单及相关表格对毕业生进行毕业资格的初步审核,并根据审核情况填写相关表格报教务处;
     (2)复审。根据各学院初审结果,教务处复核并汇总形成毕业生毕业资格审查简况报告;
     (3)终审。校学位委员会审议毕业生毕业资格审查简况报告,确定最终结果。
     (三) 学历证书发放
     1、各学院按照核准后的毕业生名单到教务处统一签领,签领表交校综合档案室存档?;
     2、各学院应派专人负责保管证书,及时安排发放工作;
     3、学历证书不得由他人代领,学校不寄送学历证书;
     4、发放完成后,各学院将学历证书签领表存档备查。
     (四)结业证书换发
     1、符合结业换证条件的结业生可在结业一年内向学校申请参加换证补考一次,及格者换发毕业证书,原结业证书同时收回,换发的毕业证书日期以实际发证日期填入;
     2、教务处具体负责变更学生学历证书电子注册信息。
     (五)毕业证书补办
     毕业证书遗失或损毁的,须在公开发行、具有正式刊号的报刊上登报声明原毕业证书作废;本人持报刊原件、书面申请、身份证原件(复印件一份)、县级以上人事部门证明、招生大表复印件(一份)和近期二寸正面免冠照片(一张)到教务处申请补办,经教务处核查后补发毕业证明书。
     (六)学历证书电子注册
     1、电子注册信息
     (1)未经电子注册的毕(结)业证书,国家不予承认;
     (2)电子注册信息中的姓名、性别、出生日期、民族、身份证号必须与招生录取时信息一致。凡因学生擅自改动本人信息(如身份证信息变动,出生日期和户口本上的出生日期不符合等)导致电子注册信息不相符而造成的不良后果,由学生本人承担;
     (3)网上信息包括:姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、身份证号、高考准考证号、入学日期、学号、专业、层次、学习形式、学制和电子图像;
     (4)学历证书信息包括:姓名、性别、出生日期、学习起止年月、专业、层次、毕(结)业、学习形式、本人免冠正面二寸彩色照片(由教育部指定机构采集)、学校钢印、学校名称、学校印章、校长签章、发证日期、证书编号。
     2、电子注册步骤
     (1)通常在第六学期末,教务处组织进行毕业生电子注册图像信息采集;
     (2)一般在第八学期初,教务处组织开展毕业生信息核对与毕业生资格审核工作。具体步骤为:①教务处把毕业生的信息以纸质形式发到各学院,辅导员组织学生进行信息核对,学生确认自己的基本信息和学籍信息,辅导员签名确认;②学院在教务处网站下载并填写毕业生相关表格(毕业生历年不及格课程登记表、毕业生CET-4和省计考历次考试最高成绩统计表、毕业生在校期间受处分情况统计表),并根据毕业资格审查相关规定,填写毕业、结业情况审报表、毕业生资格审查情况统计表,经学院领导审核签字,报教务处;
     (3)每年6月底颁发毕(结)业证书,同时进行应届毕业生学历证书即时电子注册工作;
     (4)每年10月底进行结业证书换毕业证书的学历证书电子注册工作;
     (5)学历证书注册信息进入全国高等教育学历证书档案库,供网上查询。
     3、电子图像采集
     (1)毕业生的像片拍摄、整理工作统一由教育部指定机构完成;
     (2)教育部指定机构在规定的时间到校进行实拍,不进行照片翻拍;
     (3)未能在规定时间拍摄像片的学生,应主动与所在学院联系,及时报教务处登记后,按规定时间自行到指定地点补拍;
     (4)因个人原因未进行照片采集而造成在教育部学籍学历信息网上无法查到其毕业电子照片的,由学生本人承担责任;
     (5)学籍学历信息、学历电子注册图像等信息查询网址:http://www.chsi.com.cn
     五、责任追究
     1、实行谁牵头谁落实,谁经办谁负责的层层责任制度。
     2、学籍学历管理工作人员应严格按照有关规定和程序,认真履行职责,发现问题及时报告。
     3、在学籍学历管理工作中玩忽职守、违规操作以及弄虚作假的,学校按有关规定给予严肃处理。情节严重的,追究有关单位和人员的法律责任。
     六、本暂行办法由教务处负责解释。
     七、本暂行办法自公布之日起执行。
     八、研究生学籍学历管理参考本办法执行。
                                 
                                                            淮北师范大学办公室   2011年1月14日